Arbeidsmediation:

 Zo kan arbeidsmediation conflicten oplossen

Ontmoet elkaar in een veilige ruimte om problemen en oplossingen eerlijk en objectief te onderzoeken.

Stel u voor dat u een groot project leidt, waarbij mensen van verschillende afdelingen betrokken zijn. U heeft grote vooruitgang geboekt, maar de spanning neemt toe tussen twee leden van uw team, en wat u eerder zag als een beetje gezonde rivaliteit, lijkt nu op een regelrechte persoonlijkheidsstrijd, een verstoorde arbeidsrelatie.

Eerst was u geneigd om de situatie met rust te laten, in de hoop dat het vanzelf over zou gaan. Maar nu praten uw twee teamleden niet meer met elkaar, en u vreest dat de situatie het succes van uw project zal belemmeren als u geen actie onderneemt.

Moderne werkplekken zijn complex en bestaan uit mensen met verschillende achtergronden die uiteenlopende meningen, waarden en verwachtingen hebben. Voeg daarbij de groeiende behoefte van werknemers om meer te bereiken met minder, en het is niet vreemd dat er een arbeidsconflict kan ontstaan.

Het goede nieuws is dat er een manier is om conflicten succesvol op te lossen – en dat is arbeidsmediation. Een MfN-registermediator is een erkend expert in het oplossen van dergelijke arbeidsconflicten. Met de beproefde methoden van arbeidsmediation zijn al talrijke schijnbaar onoplosbare conflicten tot een goed einde gebracht. Maar wat houdt arbeidsmediation precies in en hoe kunt u dit eventueel zelf toepassen? Op deze pagina leggen we het proces stap voor stap uit.

Wat is arbeidsmediation?

Arbeidsmediation is een methode om conflicten op te lossen, waarbij een onpartijdig persoon wordt ingezet om partijen te helpen hun meningsverschillen op te lossen. De kunst is om spanningen op de werkplek te verminderen voordat ze escaleren tot iets schadelijkers.

Hoewel ernstige conflicten binnen teams zeldzaam zijn, en veel mensen eventuele meningsverschillen zelf op een volwassen manier oplossen, kan arbeidsmediation voor managers een nuttige vaardigheid zijn om te ontwikkelen.

Het kan hen in staat stellen om zelfverzekerd en effectief om te gaan met meer diepgewortelde conflicten, zodra die zich binnen hun teams voordoen.

Wanneer kunt arbeidsmediation zelf gebruiken?

U kunt op elk moment tijdens een conflict gebruik maken van arbeidsmediation, zolang alle betrokkenen daarmee instemmen en eventuele lopende formele procedures worden opgeschort.

In het algemeen is arbeidsmediation het meest effectief wanneer het zo snel mogelijk wordt ingezet. Hoe langer een geschil duurt, hoe groter de kans dat werkrelaties beschadigd raken of dat er formele klachten worden ingediend. Het proces kan echter ook na formele geschilprocedures helpen om relaties weer op te bouwen.

Arbeidsmediation kan worden ingezet bij meningsverschillen tussen leden van hetzelfde team of tussen medewerkers op verschillende functieniveaus. Het kan vooral nuttig zijn wanneer de communicatie tussen betrokkenen is vastgelopen.

Toch is arbeidsmediation niet in alle gevallen de meest geschikte aanpak. Incidenten met pesterijen, bijvoorbeeld, kunnen ernstige gevolgen hebben voor de verantwoordelijken, zoals officiële waarschuwingen, ontslag of zelfs strafrechtelijke procedures. Het vermeende slachtoffer kan zich bovendien te kwetsbaar voelen om volledig mee te werken. In dergelijke situaties is het vaak noodzakelijk om een meer formele procedure te volgen of een externe arbeidsmediator in te schakelen voor een exit mediation.

De voordelen van arbeidsmediation

Formele geschillen zijn tijdrovend en duur, en kunnen de teamrelaties ruïneren. Ze kunnen leiden tot veel stress voor alle betrokkenen, evenals een lagere moraal en een toename van het ziekteverzuim en personeelsverloop. Uit onderzoek is gebleken dat de meeste mensen de voorkeur geven aan arbeidsmediation boven het indienen van een formele klacht, en er zijn aanwijzingen dat mensen die er gebruik van maken doorgaans meer dan tevreden zijn met het resultaat.

Een ander belangrijk voordeel van het gebruik van arbeidsmediation is dat bedrijven sneller kunnen reageren op conflicten. Het vertrouwelijke karakter ervan moedigt mensen aan om open en eerlijk te zijn, waardoor ze echt tot de kern van de zaak kunnen doordringen. Dit kan hun kansen vergroten om productieve relaties te onderhouden en eventuele problemen voor eens en altijd in de kiem te smoren.

Ook om financiële redenen is het beter om zo snel mogelijk een mediator in de arm te nemen. De kosten van mediation wegen niet op tegen een eventuele rechtszaak, lang ziekteverzuim ivm het arbeidsconflict en de waarde van een prettige werksfeer.

Lees hier meer over de kosten van mediation.

Arbeidsmediation, stap voor stap uitgelegd

Mediators treden op als tussenpersoon en bemiddelaar in een gesprek tussen de mensen die bij het conflict betrokken zijn. Ze helpen hen om tot een wederzijds bevredigende overeenkomst te komen, en te voorkomen dat ze ontsporen of vastlopen in een ruzie.

Het is belangrijk dat ze hun eigen oordeel voor zichzelf houden en mensen begeleiden naar hun eigen oplossing, in plaats van zelf de uitkomst voor te stellen of te bepalen. Ze moeten echter wel zorgen voor een eerlijke oplossing en zich wapenen tegen de gevolgen van een eventuele machtsongelijkheid tussen de deelnemers.

Gebruik deze zes stappen om succesvol te bemiddelen:

1. Stel de spelregels vast

Spreek eerst met elke deelnemer afzonderlijk af wat ze van jou en van het proces kunnen verwachten. Zorg ervoor dat ze allebei bereid zijn om mee te doen – arbeidsmediation werkt niet als u het probeert op te leggen! Arbeidsmediators zijn de genen die tijdens de mediation de leiding in handen heeft.

Spreek enkele basisregels af voor de volgende fase van het proces. Deze kunnen inhouden dat u iedereen vraagt om voorbereid het gesprek in te gaan met enkele oplossingen of ideeën, dat u open luistert en dat u onderbrekingen vermijdt. Het is belangrijk dat u vertrouwen opbouwt bij beide deelnemers, en dat ze zich veilig genoeg voelen om open en eerlijk met u en elkaar te praten.

Tip: Mediation is vertrouwelijk voor alle betrokkenen, tenzij ze er allemaal mee instemmen hun acties en opmerkingen met anderen te delen. Zorg ervoor dat u de deelnemers hier regelmatig aan herinnert, om er zeker van te zijn dat ze zich op hun gemak voelen en zich aan het proces houden.

2. Voer een volledig en eerlijk gesprek met elke persoon afzonderlijk

Zoek een rustige ruimte op een neutrale plaats waar jullie niet gestoord worden, weg van de rest van het team.

Wanneer u de deelnemers individueel spreekt, kunnen zij hun kant van het verhaal open en eerlijk met u delen. Gebruik actief luistervaardigheden en open vragen om tot de kern van het probleem door te dringen. Reflecteer en herhaal wat uw teamleden u vertellen om te laten zien dat u hun standpunten begrijpt.

Gebruik uw intuïtie om de onderliggende oorzaak van het conflict te achterhalen en let op de lichaamstaal van elke deelnemer om een beter beeld te krijgen van hun gemoedstoestand.

Wees voorbereid op een scala aan sterke emoties, variërend van angst en verdriet tot woede en zelfs de wens om wraak te nemen. Sluit deze gevoelens niet uit – dit kan de eerste keer zijn dat uw teamleden de impact van het conflict volledig onder woorden brengen. Dit kan u waardevolle inzichten geven in de werkelijke oorzaak van het conflict.

Vraag vervolgens aan alle betrokkenen wat zij hopen te bereiken met de arbeidsmediation. Herinner hen eraan dat het niet gaat om winnen, maar om het vinden van een praktische oplossing die voor iedereen werkbaar is.

Tip: Het is goed om wat tijd te nemen tussen individuele en gezamenlijke bijeenkomsten, zodat elke deelnemer de tijd heeft om na te denken over de discussie die hij met u heeft gevoerd en om zijn standpunt in een nieuw licht te beschouwen.

3. Onderzoek samen de kwesties

Wanneer beide partijen de tijd hebben gehad om na te denken, organiseert u een gezamenlijke bijeenkomst. Open de sessie met een positieve noot door hen te bedanken voor hun bereidheid om het conflict op te lossen. Herinner hen aan de basisregels, vat de situatie samen en zet vervolgens de belangrijkste punten van overeenstemming en onenigheid uiteen.

Bespreek elk punt afzonderlijk en moedig de deelnemers aan om hun gevoelens naar elkaar toe te uiten. Zorg ervoor dat beide partijen evenveel spreektijd krijgen en dat zij zich volledig en zonder onderbreking kunnen uiten. Mocht iemand defensief, aanvallend of agressief worden, probeer het gesprek dan terug te brengen naar de kern van het probleem. Moedig hen aan zich in te leven in de ander en begrip te tonen voor elkaars standpunt door zelf vragen te stellen.

Tip 1: Zorg ervoor dat er een beschikbare (en lege!) ruimte in de buurt is waar mensen naartoe kunnen gaan om even afstand te nemen van de discussie als deze begint vast te lopen of verhit raakt. U kunt er ook voor kiezen om met elke persoon afzonderlijk te spreken om de discussie weer op gang te brengen. Hoe dan ook, uw doel is om hen uiteindelijk weer samen te brengen!

Tip 2: Werken op afstand kan het arbeidsmediationproces vergemakkelijken, doordat de deelnemers een ruimte kunnen kiezen waarin zij zich prettig voelen en het risico wordt vermeden dat een deelnemer zich ongemakkelijk voelt in de fysieke aanwezigheid van de ander. Met name tijdens een team mediation is dit aan te raden! Spreek vooraf af welk platform u gaat gebruiken en herinner de deelnemers eraan dat het proces vertrouwelijk is. Benadruk dat zij de bijeenkomst niet mogen opnemen of screenshots mogen maken.

 

Hier vind je meer informatie over team mediation

4. Onderhandel en sluit een compromis

Zodra beide partijen hun standpunt hebben toegelicht, verlegt u de aandacht van het verleden naar de toekomst.

Loop de punten langs die tijdens de gesprekken aan de orde zijn gekomen en probeer vast te stellen op welke punten er in ieder geval een gedeelde mening is. Begin met het oplossen van deze punten, want een “quick win” helpt om een positief momentum op te bouwen en versterkt het vertrouwen van beide partijen in het vinden van een werkbare oplossing.

Vraag de deelnemers om gezamenlijk oplossingen te bedenken en moedig onderhandelingen aan die voor beide partijen gunstig zijn. Als een voorstel als onredelijk wordt beschouwd, vraag dan aan de betreffende persoon wat hij of zij redelijk zou vinden en of hij of zij denkt dat de andere partij daarmee zou instemmen.

5. Maak een schriftelijke overeenkomst

Maak aantekeningen tijdens alle bijeenkomsten die u bemiddelt en leg, zodra de deelnemers tot een oplossing zijn gekomen, deze vast in een formele overeenkomst. Zorg ervoor dat de overeenkomst helder en begrijpelijk is en dat de gemaakte afspraken SMART zijn:

• Specifiek – duidelijk omschreven
• Meetbaar – met een manier om voortgang te volgen
• Haalbaar – realistisch uitvoerbaar
• Relevant – passend bij de situatie
• Tijdgebonden – met een duidelijke deadline

Voorkom verwarring of verdere onenigheid door uw taalgebruik neutraal te houden, vrij van jargon en begrijpelijk voor iedereen. Lees de overeenkomst aan beide partijen voor om zeker te stellen dat zij volledig begrijpen wat er van hen wordt verwacht en verduidelijk eventuele onduidelijke of vage punten.

U kunt overwegen om beide partijen de overeenkomst te laten ondertekenen. Dit geeft extra gewicht aan de afspraken en vergroot hun verantwoordelijkheidsgevoel. Leg echter niet te veel nadruk op het ondertekenen, omdat dit afbreuk kan doen aan het informele karakter van arbeidsmediation, waar juist de kracht ligt.

Tip: Houd er rekening mee dat interne arbeidsmediation niet altijd leidt tot een overeenkomst, ondanks de beste inspanningen van de bemiddelaar. In dergelijke situaties kan een meer formele procedure noodzakelijk zijn.

6. Zorg voor een passende afsluiting

Het is tijd om de arbeidsmediationsessie af te ronden. Geef alle deelnemers een kopie van de vastgelegde afspraken en leg duidelijk uit wat er van hen wordt verwacht zodra zij weer op de werkvloer zijn.

Bespreek hoe eventuele obstakels kunnen worden overwonnen en hoe de gemaakte afspraken in de praktijk worden uitgevoerd. Vat de volgende stappen samen, bied uw blijvende ondersteuning aan als bemiddelaar en bedank beide partijen voor hun inzet en medewerking.

Tip: Overweeg om op een later moment informeel bij de deelnemers na te vragen of zij zich nog aan hun afspraken houden.

Opmerking

Arbeidsmediationvaardigheden beperken zich niet tot de werkplek – u kunt ze ook toepassen in uw persoonlijke leven. Wanneer er spanningen ontstaan tussen vrienden of familieleden, kunt u actief luisteren, open vragen stellen en reflecteren om tot de kern van het probleem door te dringen. Moedig hen aan om samen tot een oplossing te komen en bied desgewenst aan om het gesprek te begeleiden.

Belangrijke punten

• Arbeidsmediation is vaak effectiever dan formele methoden bij het oplossen van conflicten op de werkvloer. Het kan het vertrouwen en de samenwerking binnen teams verbeteren, vooral als conflicten snel worden aangepakt.
• Vertrouwelijkheid is essentieel en mediation dient te worden begeleid door een manager of een ander teamlid dat door beide partijen als objectief, onpartijdig en neutraal wordt beschouwd.
• Interne arbeidsmediation is niet geschikt voor ernstige zaken zoals pesten of intimidatie. In dergelijke gevallen is een formele mediation via een erkende MfN-registermediator, met ondersteuning van de HR-afdeling, de juiste aanpak.
• Begin mediation door eerst afzonderlijk met beide partijen te spreken. Breng hen daarna samen om elkaar in persoon te ontmoeten. Geef beide partijen een gelijke kans om hun standpunt te verwoorden, stimuleer gezamenlijke oplossingen en vat de gemaakte afspraken duidelijk samen.
• Sluit mediation af met concrete afspraken over de volgende stappen en de verwachtingen voor de toekomst.

The Oak Tree Mediators zijn mfn-register mediators en begeleiden partijen bij het vinden van oplossingen van conflicten op de werkplek. Als ervaren arbeidsmediators hebben wij de vaardigheden die nodig zijn voor het beheersen van grote en kleine conflicten binnen teams en afdelingen, tussen managers en medewerker en tussen werkgevers en werknemers.
The Oak Tree Mediators is tevens lid van de Arbeidsmediators. Een landelijk netwerk van in arbeidsconflicten gespecialiseerde mediators.

FAQ