Arbeidsmediation:

Zo kan arbeidsmediation conflicten oplossen

Ontmoet elkaar in een veilige ruimte om problemen en oplossingen eerlijk en objectief te onderzoeken.

Stel je voor dat je een groot project leidt, waarbij mensen van verschillende afdelingen betrokken zijn. Je hebt grote vooruitgang geboekt, maar de spanning neemt toe tussen twee leden van je team, en wat je eerder zag als een beetje gezonde rivaliteit lijkt nu op een regelrechte persoonlijkheidsstrijd.

Eerst was je geneigd om de situatie met rust te laten, in de hoop dat het vanzelf over zou gaan. Maar nu praten je twee teamleden niet meer met elkaar, en je vreest dat de situatie het succes van je project zal belemmeren als je geen actie onderneemt.

Moderne werkplekken zijn complex, ze bestaan uit mensen met verschillende achtergronden die verschillende meningen, waarden en verwachtingen hebben. Voeg dat bij de groeiende behoefte van werknemers om meer te bereiken met minder, en het is niet raar dat er conflicten op de werkplek kunnen ontstaan.

Het goede nieuws is dat er een manier is om conflicten succesvol op te lossen – en dat is arbeidsmediation. Een mfn-register arbeidsmediator is een erkend expert in het oplossen van zulke arbeidsconflicten. Met de beproefde methoden van arbeidsmediation zijn al talrijke schijnbaar onoplosbare conflicten tot een goed einde gebracht. Maar wat is arbeidsmediation nou precies en hoe kun je dit eventueel zelf toepassen? Op deze pagina leggen we het proces stap-voor-stap uit.

Wat is arbeidsmediation?

Arbeidsmediation is een methode om conflicten op te lossen, waarbij een onpartijdig persoon wordt ingezet om partijen te helpen hun meningsverschillen op te lossen. De kunst is om spanningen op de werkplek te verminderen voordat ze escaleren tot iets schadelijkers.

Hoewel ernstige conflicten binnen teams zeldzaam zijn, en veel mensen eventuele meningsverschillen zelf op een volwassen manier oplossen, kan arbeidsmediation voor managers een nuttige vaardigheid zijn om te ontwikkelen.

Het kan hen in staat stellen om zelfverzekerd en effectief om te gaan met meer diepgewortelde conflicten, zodra die zich binnen hun teams voordoen.

Wanneer gebruik je zelf arbeidsmediation?

Je kunt op elk moment van een conflict gebruik maken van arbeidsmediation, zolang alle betrokkenen daarmee instemmen en eventuele lopende formele procedures worden opgeschort.

In het algemeen is arbeidsmediation het meest effectief wanneer het zsm wordt ingezet. Hoe langer een geschil duurt, hoe groter de kans dat de relaties van mensen stuklopen, of dat ze formele grieven uiten. Het proces kan echter ook na formele geschilprocedures helpen om relaties weer op te bouwen.

Arbeidsmediation kan gebruikt worden bij meningsverschillen tussen leden van hetzelfde team, of tussen medewerkers met verschillende functie niveau’s. Het kan vooral nuttig zijn als de communicatie tussen mensen is stukgelopen.

Het is echter niet altijd de meest geschikte handelwijze. Incidenten met pesterijen bijvoorbeeld, kunnen ernstige gevolgen hebben voor de verantwoordelijken, zoals officiële waarschuwingen, ontslag, of zelfs strafrechtelijke procedures, en het vermeende slachtoffer kan zich te kwetsbaar voelen om volledig mee te werken. In deze situaties zul je waarschijnlijk een meer formele procedure moeten volgen, of uitwijken naar een externe arbeidsmediator.

De voordelen van arbeids mediation

Formele geschillen zijn tijdrovend en duur, en kunnen de teamrelaties ruïneren. Ze kunnen leiden tot veel stress voor alle betrokkenen, evenals een lagere moraal en een toename van het ziekteverzuim en personeelsverloop. Uit onderzoek is gebleken dat de meeste mensen de voorkeur geven aan arbeids mediation boven het indienen van een formele klacht, en er zijn aanwijzingen dat mensen die er gebruik van maken doorgaans meer dan tevreden zijn met het resultaat.

Een ander belangrijk voordeel van het gebruik van arbeidsmediation is dat bedrijven sneller kunnen reageren op conflicten. Het vertrouwelijke karakter ervan moedigt mensen aan om open en eerlijk te zijn, waardoor ze echt tot de kern van de zaak kunnen doordringen. Dit kan hun kansen vergroten om productieve relaties te onderhouden en eventuele problemen voor eens en altijd in de kiem te smoren.

Arbeidsmediation, stap voor stap uitgelegd

Mediators treden op als tussenpersoon en bemiddelaar in een gesprek tussen de mensen die bij het conflict betrokken zijn. Ze helpen hen om tot een wederzijds bevredigende overeenkomst te komen, en te voorkomen dat ze ontsporen of vastlopen in een ruzie.

Het is belangrijk dat ze hun eigen oordeel voor zichzelf houden en mensen begeleiden naar hun eigen oplossing, in plaats van zelf de uitkomst voor te stellen of te bepalen. Ze moeten echter wel zorgen voor een eerlijke oplossing en zich wapenen tegen de gevolgen van een eventuele machtsongelijkheid tussen de deelnemers.

Gebruik deze zes stappen om succesvol te bemiddelen:

1. Stel de spelregels vast

Spreek eerst met elke deelnemer afzonderlijk af wat ze van jou en van het proces kunnen verwachten. Zorg ervoor dat ze allebei bereid zijn om mee te doen – arbeidsmediation werkt niet als je het probeert op te leggen! Arbeidsmediators zijn de genen die tijdens de mediation de leiding in handen heeft.

Spreek enkele basisregels af voor de volgende fase van het proces. Deze kunnen inhouden dat je iedereen vraagt om voorbereid het gesprek in te gaan met enkele oplossingen of ideeën, dat je open luistert en dat je onderbrekingen vermijdt. Het is belangrijk dat je vertrouwen opbouwt bij beide deelnemers, en dat ze zich veilig genoeg voelen om open en eerlijk met jou en elkaar te praten.

Tip: Mediation is vertrouwelijk voor alle betrokkenen, tenzij ze er allemaal mee instemmen hun acties en opmerkingen met anderen te delen. Zorg ervoor dat je de deelnemers hier regelmatig aan herinnert, om er zeker van te zijn dat ze zich op hun gemak voelen en zich aan het proces houden.

2. Voer een volledig en eerlijk gesprek met elke persoon afzonderlijk

Zoek een rustige ruimte op een neutrale plaats waar je niet gestoord wordt, weg van de rest van het team.

Als je de deelnemers individueel ontmoet, kunnen ze hun kant van het verhaal open en eerlijk met je delen. Gebruik actief luisteren vaardigheden en open vragen om tot de kern van het probleem door te dringen. Reflecteer en citeer wat je teamleden je vertellen, om te laten zien dat je hun standpunten begrijpt.

Gebruik je onderbuik gevoel om de onderliggende oorzaak van het conflict te achterhalen, en let op de lichaamstaal van elke deelnemer om je te helpen een beter beeld te krijgen van hun gemoedstoestand.

Wees voorbereid op een reeks sterke gevoelens, van angst en verdriet tot woede, en zelfs een wens tot wraak. Maar sluit deze gevoelens niet uit – dit kan de eerste keer zijn dat je teamleden de impact van het conflict volledig tot uitdrukking brengen, en het zal je waarschijnlijk heldere aanwijzingen geven over de oorzaak van het conflict.

Vraag dan aan iedereen wat ze hopen te bereiken met de arbeidsmediation. Herinner hen eraan dat het niet gaat om winnen, maar om het vinden van een praktische oplossing die iedereen die erbij betrokken is goed uitkomt.

Tip: Het is goed om wat tijd te nemen tussen individuele en gezamenlijke bijeenkomsten, zodat elke deelnemer de tijd heeft om na te denken over de discussie die hij met jou heeft gevoerd en om zijn standpunt in een nieuw licht te beschouwen.

3. Onderzoek samen de kwesties

Als beide partijen de tijd hebben gehad om na te denken, organiseer dan een gezamenlijke bijeenkomst. Open de sessie met een positieve noot, door hen te bedanken dat ze openstaan voor het oplossen van het conflict. Herinner hen aan de basisregels, vat de situatie samen, en zet dan de belangrijkste punten van overeenstemming en onenigheid uiteen.

Bespreek elk punt op zijn beurt, en moedig de deelnemers aan om uit te drukken wat ze voor elkaar voelen. Zorg ervoor dat ze evenveel tijd hebben om te praten, en dat ze zich volledig en zonder onderbreking kunnen uiten. Als ze defensief, aanvallend of agressief worden, zoek dan naar manieren om het gesprek terug te brengen naar het hoofdprobleem. Moedig hen aan zich in te leven in de ander en om begrip voor elkaars standpunt te krijgen,  door zelf vragen te stellen.

Tip 1: Zorg ervoor dat er een beschikbare (en lege!) ruimte in de buurt is, waar mensen naartoe kunnen gaan om even afstand te nemen van de discussie als die begint te stokken of verhit raakt. Je kunt ook met elke persoon afzonderlijk spreken om de discussie op gang te brengen. Hoe dan ook, je doel is om ze uiteindelijk weer bij elkaar te brengen!

Tip 2: Werken op afstand kan het arbeidsmediationproces vergemakkelijken doordat de deelnemers een ruimte kunnen kiezen waarin ze zich prettig voelen, en het risico wordt vermeden dat een deelnemer zich ongemakkelijk voelt in de fysieke aanwezigheid van de ander. Spreek voordat je begint een platform af dat je gaat gebruiken, herinner de deelnemers eraan dat het proces vertrouwelijk is, en dat ze de bijeenkomst niet mogen opnemen of screenshots maken.

4. Onderhandel en sluit een compromis

Zodra beide partijen hun mening hebben gegeven, verleg je de aandacht van het verleden naar de toekomst.

Ga de punten bij langs die in jullie vergaderingen aan de orde zijn gesteld, en probeer vast te stellen op welke punten ze in ieder geval een gedeelde mening hebben. Los deze punten eerst op, want een “quick win” helpt om een positief momentum op te bouwen, en versterkt het vertrouwen van beide partijen dat er een werkbare oplossing kan worden gevonden.

Vraag de deelnemers om te brainstormen over oplossingen en moedig win-win onderhandelingen aan om ervoor te zorgen dat ze tot een oplossing komen waar ze tevreden mee zijn. Als een voorstel onredelijk wordt bevonden, vraag dan aan diegene wat hij redelijk zou vinden, en of hij denkt dat de andere partij daarmee zou instemmen.

5. Maak een schriftelijke overeenkomst

Maak aantekeningen tijdens alle bijeenkomsten die je bemiddelt en schrijf dat, zodra de deelnemers tot een oplossing zijn gekomen, op als een formele overeenkomst. Zorg ervoor dat de overeenkomst gemakkelijk te begrijpen is en dat de acties SMART zijn

(Specifiek, Meetbaar, Haalbaar, Relevant en Tijdgebonden).

Help verwarring of verdere onenigheid te voorkomen door te controleren of je taalgebruik neutraal is, vrij van jargon, en duidelijk voor iedereen. Lees de overeenkomst aan beide partijen voor om er zeker van te zijn dat ze volledig begrijpen wat er van hen verwacht wordt, en om punten die ze niet begrijpen of die te algemeen of vaag zijn te verduidelijken.

Je kunt zelfs overwegen om iedereen de overeenkomst te laten ondertekenen. Dit helpt om gewicht aan de nieuwe afspraken te geven en helpen hun verantwoordelijkheid te vergroten. Maar voer niet te veel druk uit op het ondertekenen van de overeenkomst, dit komt het informele karakter van arbeidsmediation (waar haar kracht ligt) niet ten goede.

Tip: Bedenk dat interne arbeidsmediation misschien niet altijd resulteert in een overeenkomst, ondanks de beste inspanningen van de bemiddelaar. In deze situaties zul je waarschijnlijk verder moeten gaan met een meer formele procedure.

6. Zorg voor wat afsluiting

Het is tijd om de arbeidsmediation sessie af te sluiten. Geef alle deelnemers een kopie van de overeengekomen verklaring, en leg duidelijk uit wat er van hen wordt verwacht zodra ze weer op de werkplek zijn.

Bespreek samen hoe bepaalde obstakels in het nieuw overeengekomen besluit, genomen kunnen worden en hoe deze acties uitgevoerd kunnen worden. Vat de volgende stappen samen, bied je blijvende steun aan als bemiddelaar, en bedank beide partijen voor hun hulp en medewerking.

Tip: Overweeg om op een later tijdstip informeel bij de deelnemers te checken of ze zich nog aan hun schema houden.

Opmerking: Arbeidsmediation vaardigheden zijn niet beperkt tot de werkplek – je kunt ze ook toepassen in je persoonlijke leven. Als je de volgende keer merkt dat er spanningen ontstaan tussen vrienden of familie, overweeg dan actief te luisteren, open vragen te stellen, te reflecteren en te citeren om tot de kern van het probleem door te dringen. Moedig hen aan om hun problemen samen te bespreken, en bied aan om de discussie bij te wonen om hen te helpen tot een oplossing te komen.

Belangrijke punten

• Arbeidsmediation is vaak een productievere manier om conflicten op de werkplek op te lossen dan meer formele methoden. Het kan het vertrouwen en de teamrelaties helpen verbeteren, vooral als het wordt gebruikt om conflicten snel op te lossen, dus zodra ze zich voordoen.
• Het is vertrouwelijk en moet worden begeleid door een manager of een ander teamlid waarvan beide partijen kunnen vertrouwen dat het objectief, onbevooroordeeld en niet oordelend is.
• Interne arbeidsmediation is echter niet geschikt als het om een ernstiger zaak gaat, zoals pesten of intimidatie. In dat geval moet je een formelere arbeidsmediation via een erkende mfn-register mediator volgen, met ondersteuning en advies van je HR-afdeling.
• Begin de arbeidsmediation door afzonderlijk naar ieders verhaal te luisteren. Breng ze vervolgens samen om elkaar persoonlijk te ontmoeten. Geef ze een gelijke kans om te spreken en hun perspectief uit te leggen. Brainstorm over – voor beide partijen – gunstige oplossingen en vat, zodra beide partijen het eens zijn geworden, de overeenkomst samen.
• Maak tenslotte duidelijk welke stappen elke deelnemer moet nemen en wat de verwachtingen zijn voor de toekomst.

The Oak Tree Mediators zijn mfn-register mediators en begeleiden partijen bij het vinden van oplossingen van conflicten op de werkplek. Als ervaren arbeidsmediators hebben wij de vaardigheden die nodig zijn voor het beheersen van grote en kleine conflicten binnen teams en afdelingen, tussen managers en medewerker en tussen werkgevers en werknemers.
The Oak Tree Mediators is tevens lid van de arbeidsmediators. Een landelijk netwerk van in arbeidsconflicten gespecialiseerde mediators.

FAQ